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Política de Radicación y aceptación de facturas a proveedores y manejo de cuentas por pagar

 

  1. OBJETIVOS
    1. Documentar y generar un instructivo para todos los proveedores que contenga los parámetros generales usados en la radicación de sus facturas de forma efectiva a través del correo electrónico, optimizar el control para la radicación y pago de las cuentas por pagar a favor de terceros y de esta forma garantizar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por INVESTTA.

    2. Definir los lineamientos para reconocer, medir, presentar y revelar las obligaciones de la empresa, que contraiga en desarrollo de su objeto social con los proveedores. Así mismo confrontar las partidas de los estados de cuenta con el registro contable del balance general, implementar el proceso de creación de un proveedor y verificar el cumplimiento de los pagos a estos. Además, velar por las buenas relaciones comerciales con los proveedores a través del cumplimiento de las condiciones pactadas.

  2. ALCANCE

    Dar a conocer a los proveedores, contratistas y demás terceros, involucrados en el proceso, la forma adecuada de radicación de las facturas.

    Esta política contable de pagos y cuentas por pagar se origina en la aplicación del nuevo marco normativo y reglamenta todas las cuentas por pagar que representen una obligación de desembolsar efectivo u otro activo financiero en el futuro, y se aplicará para:

    1. Obligaciones contraídas con los proveedores y contratistas para la adquisición de bienes y/o servicios recibidos por la empresa, en desarrollo de su objeto misional.
    2. Recursos recibidos de terceros.
    3. Impuestos retenidos.
    4. Transferencias por pagar.
    5. Descuentos de nómina.
    6. Otras cuentas por pagar

      Este procedimiento debe desarrollarse en el área contable e inicia con el registro de la adquisición de bienes y servicios con el fin de determinar el valor a pagar a proveedores, trabajadores y entidades financieras.

  3. RESPONSABLES

    Los responsables de esta actividad los cuales aparecen a lo largo del documento son:

    1. Gerencia Financiera
    2. Contabilidad
    3. Tesorería

  4. PROCEDIMIENTO PARA RADICAR DOCUMENTOS DE COBRO

    La radicación de facturas se debe realizar en el correo electrónico facturacion@investta.com, dirección exclusiva para este procedimiento.

    La radicación de los documentos de cobro como facturas, documentos equivalentes, solicitudes de reembolso, deberán realizarse dentro del mes al que corresponda, toda vez que el proveedor o prestador de servicios y los beneficiarios de estos debe registrar, facturar, retener, declarar y pagar los valores correspondientes a impuestos o retenciones causadas que se originaron en las operaciones realizadas, según concepto 009174 de 2002, y concepto unificado DIAN 0114 del 19 de agosto del 2022 de la oficina jurídica de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.

    Para INVESTTA, la causación se determina al momento de recibir el bien o servicio a satisfacción y se concreta con: (i) la firma de recibido del bien o servicio (ii) la aprobación por parte del supervisor o área a cargo de liderar la relación con el tercero para proceder con la causación y pago. Los únicos documentos que se aceptarán para radicación de cuentas por pagar es el original del documento de cobro, como la factura electrónica de venta y documentos equivalentes. Los proveedores deben adjuntar los siguientes documentos, con fecha de expedición no superior a 90 días.: (i) RUT actualizado, según el artículo 177-2 del Estatuto Tributario, (ii) certificación bancaria, (iii) certificado de existencia y representación legal (si aplica).
    Adicionalmente, para el caso de pagos a personas naturales, se deberá adjuntar, copia de la planilla donde se evidencie el pago de aportes a seguridad social (salud y pensión) como independiente de acuerdo con lo establecido en la Ley 797 de 2003, Ley 100 de 1993, Ley 1955 de 2019, Decreto 1601 de 2022 y lo dispuesto en el artículo 89 de la ley 2277 de 2022y demás normas que reglamentan el tema

    Si los documentos de cobro presentan inconsistencias en la liquidación o no cumple con lo establecido en la normatividad aplicable, será rechazado y se notificará al proveedor, mediante el canal de comunicación establecido, que para este caso es el supervisor delegado o líder del área responsable por la compañía, quienes deberán radicar nuevamente.

    En la radicación de cuentas por pagar no se aceptarán del proveedor documentos de cobro en las siguientes situaciones:

    1. Los obligados a facturar o a expedir documento equivalente que no cumplan con los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario artículo 617, Decreto 2242 del 2015, Resolución 30 del 29 de abril de 2019 y concepto unificado DIAN 0114 del 19 de agosto del 2022 para la expedición de estos documentos.

    2. En el documento de cobro, que el valor en letras difiera del que aparece en números.

    3. En caso de que, el número de Identificación Tributario - NIT o el número de cédula estén errados.

    4. Que no figure el nombre correcto de INVESTTA SAS, NIT 901.719.954-7

    5. Si la resolución de autorización de la DIAN para facturar se encuentre vencida. Una vez se radiquen los documentos de cobro, para proceder con el pago de facturas y cuentas de cobro en INVESTTA, solo se efectuarán mediante el procedimiento establecido en la política de pago a proveedores.

  5. FECHAS DE RADICACIÓN DOCUMENTOS DE COBRO

    Las recepciones de los documentos de cobro pueden ser radicados desde el primer (1) día del mes y hasta el día veinticinco (25) de cada mes; aquellos documentos que no sean radicados dentro de las fechas estipuladas deben ser radicados a partir del primer día del siguiente mes.

  6. ACEPTACIÓN DE LA FACTURA

    La aceptación tácita de la factura ocurre cuando el comprador no la acepta expresamente, pero tampoco la rechaza en un término de 3 días hábiles como lo señala el artículo 773 del código de comercio en su tercer inciso. También es importante señalar que para efectos de aceptación de la factura y por consiguiente pueda ser tomada como documento en impuestos.

    Es decir, que luego de 3 días hábiles siguientes a la fecha en que se recibe la factura, la factura se entiende aceptada si el comprador no la rechaza, y es lo que se conoce como aceptación tácita. Dicha validación será ejecutada por el supervisor delegado por cada una de las áreas responsables de la gestión de la actividad operativa.

  7. PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES

    Se determina la siguiente política dentro del pago a proveedores:

    1. La programación de pagos estará a cargo del Analista de Tesorería, bajo la revisión y firma del Gerente Financiero.

    2. INVESTTA realizará los pagos a un término no mayor a treinta (30) días calendario según los plazos establecidos con sus proveedores, contados a partir de la fecha de recibo de la factura y/o cuenta de cobro, siempre y cuando se tenga la disponibilidad de caja.

    3. Aprovechamiento de descuentos: La Gerencia Financiera analizará y procurará, en la medida en que su liquidez lo permita, aprovechar los descuentos por pronto pago ofrecido por proveedores, siempre y cuando éstos superen las tasas de rentabilidad ofrecida por el mercado financiero.

    4. Se exceptúan de la política general, los pagos de bienes o servicios exclusivos, es decir, aquellos que, por la condición especial de su naturaleza, despacho, transporte o manejo por un único proveedor, exigen la cancelación en un plazo diferente al que fija la política general (ejemplo: servicios públicos, nómina, parafiscales, cámara de comercio, impuestos, seguros y arrendamientos y algunos honorarios).

    5. La cancelación de facturas y/o cuentas de cobro a los proveedores se hará con: la presentación de la factura, validando previamente la solicitud o justificación del producto o servicio, causación contable / valor neto a pagar, la disponibilidad presupuestal, el contrato o la orden de compra o servicios, el acta de recibo a satisfacción donde aplique por el supervisor delegado y demás documentos solicitados en la política de radicación, aceptación y pagos a terceros.

    6. Se efectuará los pagos una vez por semana. Se exceptúan los pagos de aquellos bienes y servicios que por tener reglamentaciones específicas exigen el pago en fechas preestablecidas en cronograma enviado con antelación al área financiera.

  8. LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA

    Nuestra atención se centra en asegurar el pago oportuno de las obligaciones contraídas por la compañía, para cumplir con el desarrollo de nuestro objeto social. Consideramos la satisfacción del proveedor con el cumplimiento de los acuerdos contractuales. Prevenimos riesgo de liquidez y de imagen con un buen relacionamiento con el proveedor.

  9. RESULTADOS ESPERADOS DE LA POLÍTICA

    Satisfacer las necesidades de la empresa en bienes y servicios, con el uso eficiente de los recursos y cumplimiento de obligaciones.


 

  1. INDICADORES
    1. Pagos realizados mes.
    2. Satisfacción de los proveedores.
    3. Presupuesto operacional
    4. Archivo